دانلود ریسرچ - ریسرچ

متن کامل پایان نامه را در سایت منبع fuka.ir می توانید ببینید

ارتباطات سازمانی بر مدیریت دانش در شرکت مخابرات استان کردستان موثر میباشد.
1-5-2- فرضیات فرعی پژوهش :
1- بازخورد ارتباطات بر مدیریت دانش درشرکت مخابرات استان کردستان موثر میباشد.
2- مسیری که پیام طی میکند بر مدیریت دانش درشرکت مخابرات استان کردستان موثر میباشد.
3- ارتباطات رسمی بر مدیریت دانش درشرکت مخابرات استان کردستان موثر میباشد.
4- ارتباطات غیر رسمی بر مدیریت دانش درشرکت مخابرات استان کردستان موثر میباشد.
1-6- تعریف مفهومی و عملیاتی متغییر های پژوهش :
تعریف مفهومی ارتباطات سازمانی : ارتباطات سازمانی عبارت است از انتقال اطلاعات،مفاهیم و معانی بین افراد سازمانی (الوانی ،1384).
تعریف عملیاتی ارتباطات سازمانی : ارتباطات سازمانی فرآیندی است که می توان بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی با افراد و سازمانهای فراوان داخل و خارج سازمان برقرار کرد و از حیٍث ارائه بازخور( ارتباطات یک طرفه و دوطرفه) ، مسیری که پیام طی میکند (ارتباطات عمودی،افقی و مورب ) و از حیث ارتباطات رسمی و ارتباطات غیر رسمی در یک سازمان بیان میگردند (رضاییان ،1382).
تعریف مفهومی مدیریت دانش : مدیریت دانش یعنی ایجاد فرایندهای لازم برای شناسایی و جذب داده، اطلاعات و دانش های مورد نیاز سازمان از محیط درونی و بیرونی و انتقال آنها به تصمیم ها و اقدامات سازمان و افراد (ابطحی وصلواتی،1385).
تعریف عملیاتی مدیریت دانش : مدیریت دانش،فرایند خلق و تسهیم، انتقال و حفظ دانش است به گونه ای که بتوان آن را به شیوه ای اثربخش در سازمان به کار برد ( هافمن، هوئلشر و شرایف ، 2005).
فصل دوم
مبانی نظری و پیشینه پژوهش
بخش اول
ارتباطات سازمانی
2-1- مقدمه :
هرچه بهتر با دیگران رابطه برقرار کنیم، مسئولیت هایمان را بهتر به مرحله اجرا میگذاریم و در نتیجه در حرفه خود موفقتر بوده و درآمدبیشتری را به خود اختصاص میدهیم. نحوه ارتباط ما در میزان حمایت و کمکی که از سوی دیگران دریافت میکنیم ، مستقیما تاثیرمیگذارد. ارتباط فرایندی است که طی آن یک یا چند نفر به تبادل خبر، اطلاع، نقطه نظرها، گرایشها و تجارب خود میپردازند. امروزه ارتباط با دیگران، یکی از مهمترین و درعین حال با ارزشترین بخش از زندگی هر یک از ما را تشکیل میدهد. هر یک از ما چه در محیط کار و چه در محیط خانه، با دیگران به نوعی در ارتباط هستیم. در واقع بیشترین ساعت عمر ما در ارتباط با دیگران سپری میشود. در نتیجه نوع این ارتباط در زندگی هر کس نقش بسیار مهمی را ایفا میکند. وجود ارتباطات مؤثر و صحیح در سازمان همواره یکی از اجزای مهم در توفیق مدیریت به شمار میآید. اگرارتباطات صحیحی در سازمان برقرار نباشد، گردش امور مختل و کارها آشفته میشود. ارتباط تار و پود سازمان را به هم پیوندداده و موجب یکپارچگی و وحدت سازمان می گردد، مسوولیت ایجاد ارتباطات درست در سازمان به عهده مدیریت است و منظور از مدیریت،کلیه سطوح، از مقامات بالا تا مراتب پایین سازمانی است. از این رو مدیریتها باید از کم و کیف فرآیند ارتباط آگاه بوده و نحوه برقراری ارتباط موثر را بدانند که خوشبختانه با همه پیچیدگیهایی که در رفتار آدمی مشاهده میشود و نیز با همه بی اعتمادیهایی که در زمینه پیشبینی نتایج ارتباط وجود دارد، میتوان موجباتی را فراهم کرد تا ارسال و دریافت پیام، روشنتر، دقیقتر و صحیحتر انجام گیرد ( یحیایی ایله ای ، 1390).
2-1-1 سازمان:
اسکات در سال 1964 تعریفی نسبتاً کلاسیک از سازمان ارائه کرده است او بیان می کند:«سازمانها مجموعه هایی هستند که به دنبال اهداف نسبتاً خاصی بر یک پایه تقریباً مستمر بنا شده اند» برعکس، کارل ویک در سال 1969 از اصطلاح سازمان اجتناب می کند و اصطلاح سازماندهی را به کار می برد و بیان می کند : «یک مفهوم مفید باید توجه ما را به ماهیت انعطاف پذیر برای سازماندهی معطوف دارد»(روشنی مقدم ،1389).
همچنین می توان گفت سازمان به مجموعه‌ای اجتماعی، هدفدار و وظیفه مدار اطلاق می شود. مجموعه ای که هر کدام از اعضای آن دارای هدف های فردی هستند و کل مجموعه به عنوان یک نظام دارای اهداف سازمانی می‌باشد. این مجموعه برای انجام فعالیتهایش به نوعی هماهنگی در چارچوب یک ساختار سازمانی نیازمند است. هیچ سازمانی نمی‌تواند در خلاء به وجود آید یا در آن به ادامه فعالیت بپردازد، بلکه همه سازمانها توسط محیطهای اجتماعی پیرامون که هم بر آنها اثر می‌گذارند و هم از آنها تاثیر می‌پذیرند احاطه شده اند( یحیایی ایله ای ، 1390).
برای هریک از افراد در یک سازمان دو مفهوم مهم وجود دارد؛ یکی مفهوم سازمان که حیاتی ترین امر در پروسه شغلی هر فرد است و دوم مفهوم ارتباط است که یک المان منحصر به فرد برای فهم نحوه عمل سازمان و دانستن وظیفه فرد برای ارتقاء و پیشرفت سازمان است. درحقیقت برای یک فارغ التحصیل دانشگاه هیچ فعالیت تخصصی نیست که نیاز به عضویت در یک سازمان را نداشته باشد( یحیایی ایله ای ، 1390).
2-1-2- ارتباطات :
ارتباطات عبارتست از فرآیندی که بدان وسیله افراد درصدد برمی‌آیند در سایه‌ی مبادله پیام‌های
نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند (پارسائیان و اعرابی، 1385). برای اینکه یک اندیشه به واقعیت بپیوندد باید برنامه ای وجود داشته باشد و هنگامی که یک برنامه توسعه می‌یابد باید با افرادی که درگیر اجرای آن هستند ارتباط برقرار شود. در این زمینه ارتباطات وسیله به دست آوردن حاصل کار از دیگران به شمار می‌رود و به عنوان فرآیند انتقال و دریافت اطلاعات تعریف می‌‌شود(پارسائیان و اعرابی، 1385).
ارتباطات به اعضاء سازمان برای دستیابی به اهداف فردی و سازمانی و نیز استفاده و پاسخ به تغییر سازمانی، ایجاد فعالیتهای سازمانی هماهنگ و برای وارد شدن در تمامی رفتارهای مرتبط سازمانی کمک می‌کند (ایوانویچ و ماتسون ،1982 ).
ارتباطات نقطه آغاز کلیه وظایف مدیریتی است. بدون ارتباطات، برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل مقدور نیست زیرا درک اطلاعات وانتقال آنها ممکن نیست ، ارتباطات، برای مدیران سازمان و کاری که انجام می‌دهند نقش حیاتی دارد (روزبت ،1977).
ارتباطات عبارت است از فرایند ارسال اطلاعات از طریق یک شخص به شخص دیگر و درک آن توسط شخص گیرنده یعنی انتقال و سهیم شدن در اندیشه ها و عقاید و واقعیتها به گونه ای که گیرنده، آنها را دریافت و درک کند. به عبارت دیگر ارتباطات فرایندی است که به وسیله آن افراد در صدد بر‌می‌آیند تا در سایه مبادله پیامهای نمادین به مفاهیم مشترک دست یابند ( یحیایی ایله ای ، 1390). همچنین می‌توان این تقسیم بندی را برای تعاریف مفهوم ارتباطات ارائه داد :
1- ارتباطات عبارت است از فرایند انتقال اطلاعات از یک شخص به شخص دیگر(ادوین ،1985).
2- ارتباطات عبارت است از فرآیند انتقال اطلاعات ، معانی و مفاهیم در بین افراد در سازمان با واسطه یا بدون واسطه (الوانی ،1384).
3- ارتباطات عبارت است از توزیع اطلاعات به منظور هدایت رفتار سازمانی (اقتداری ، 1390).
4- ارتباطات سازمانی فرآیندی است که میتوان بوسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبانی معانی با افراد و سازمانهای فراوان داخل و خارج سازمان برقرار کرد (الوانی ،1384).
5- ارتباط عبارتست از فرایند انتقال پیام و برقراری تفاهم بین دو نفر یا بیشتر مشروط بر آنکه معنای مورد نظر فرستنده پیام را، گیرنده نیز دریافت کند (صائمیان، 1377).
6- ارتباطات مبین نحوه و چگونگی توزیع و تبادل عقاید، افکار و اطلاعات از طریق کتبی، شفاهی، علامات و حرکات به منظور راهنمایی و هدایت رفتار کارکنان سازمان در مبادله پیام می‌باشد. (فخیمی، 1379).
2-1-3- تاریخچه ارتباطات سازمانی :
(ورزشکار ، 1390) تاریخچه ای مختصر از ارتباطات را ارائه داده از سال 1920 تا 1998 :
جدول 2-1 تاریخچه ارتباطات سازمانی (ورزشکار ، 1390)
دهه 1920 این دوران به درج مطالب منتشره راجع به مکالمات عمومی در صنعت ، رسانه ، ارتباطات و معانی پیام های سازمانی اختصاص دارد .
کولینز 1924 تحقیق پیمایش در خصوص دوره های مکالمه عمومی تجاری در مدارس مدیریت بازرگانی انجام داد .
دهه 1950 تحقیق پیمایشی راجع به برنامه های آموزش صنعتی در دانشگاه ایالتی پنسیلوانیا صورت گرفت .
دیل 1954 ترکیب رسانه های مکتوب وشفاهی باعث ایجاد ابزارهای ارتباطی اثربخش تر میشود.
دهه 1960 مطالعات مربوط به سخنرانی تجاری در دانشگاه میسوری .
فیشر 1965 به تجزیه و تحلیل استراتژی های متقاعد سازی در صحبتها و سخنرانی های 500 نفر از مدیران عالیرتبه سازمانهای تجاری پرداخت و مشخص ساخت که آنها از سبکهای پیش پا افتاده و ازنمادهای تکراری به عنوان فنون لازم جهت متقاعد ساختن مخاطبین خود استفاده می نمایند .
نپ 1970 مدیران میانی از نقل قولهای نادرست در هراس هستند و به شدت به متن دست نویس سخنرانی که توسط خود آنها تهیه شده است متکی میباشد .
میلر و اوریلی 1980 تاثیر فزونی اطلاعات را برروی اعضای سازمان ها مورد مشاهده و بررسی قرار دادند.
بارنارد 1983 با فضاهای جو اجتماعی و روانی به عنوان ویژگی های ضمنی سازمانها برخورد نمودند.
جابلین 1987 با دید مساعدتری نسبت به انواع خاص تعاملات میان رئیس و مرئوس و رابطه باز و بسته بین آنها را مورد مطالعه قرار می دهد.
باتونک 1992 تعارض در هدف را که شامل سازگاری میان ارزش های هنجاری فردی و گروهی است را بررسی نموده اند.
ویگل 1998 ناسازگاری افکار و اندیشه های درون فردی را مورد مطالعه قرار داه است.
28289254800600155194047370902-1-4- ارکان اصلی فرآیند ارتباطات :
فرستنده پیام گیرنده
شکل 2-1 : فرایند ارتباطات از دیدگاه جان کاتر
کاتر در سال 1995 ارتباطات را به صورت زیر تعریف کرده است : یک فرستنده پیام، پیامی را از طریق وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که او به آن پاسخ می‌دهد و مطابق شکل 2-1 با الگویی ساده ارسال پیام از فرستنده به گیرنده را نشان می دهد. در یک ارتباط سه رکن اصلی وجود دارد فرستنده ،پیام و گیرنده و بدیهی است که اگر یکی از آنها حذف شود، ارتباط برقرار نمی‌گردد.
418465260350پیام
00پیام
-229235469900منبع
00منبع
914400469900به رمز درآوردن پیام
00به رمز درآوردن پیام
3637915469900از رمز خارج کردن
00از رمز خارج کردن
2428875469900کانال ارتباطی
00کانال ارتباطی
5153025469900دریافت کننده
00دریافت کننده
در یک فرآیند ارتباط هفت بخش وجود دارد (رابینز ،2003):
5667375373380190500373380371475971550486727597155339090097155220980097155
190500390525بازخور
شکل 2-2 : فرآیند ارتباطات (رابینز ،2003)
1-  فرستنده یا منبع : آغازگر ارتباط است. در یک سازمان، فرستنده پیام کسی است که دارای اطلاعات است و هدف وی این است که آن را به یک یا چند نفر اطلاع دهد .
2- پیام : اطلاعاتی است که فرستنده پیام آن را از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده است. پیام ممکن است به هر شکل و صورتی باشد و فرد دیگری آن را دریافت و درک کند.
3- به رمز درآوردن پیام : زمانی انجام می شود که فرستنده پیام، اطلاعات را به صورت یک رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن پیام از آن جهت لازم است که اطلاعات تنها باید بین یک نفر و نفر دیگر از طریق علامت و نشانه مبادله شود .
4-  کانال یا مجرای ارتباطی : وسیله‌ای است برای ایجاد ارتباط بین فرستنده و گیرنده پیام (مثل هوا برای انتقال صوت). غالبا نمی توان کانال ارتباطی را از پیام جدا کرد.
5-  از رمز خارج کردن پیام : رمز خارج کردن فرایندی است که به وسیله آن گیرنده پیام، پیام را تفسیر می کند. گیرنده باید ابتدا پیام را دریافت کند سپس آن را تفسیر کند.
6-  دریافت کننده یا گیرنده پیام : شخصی است که اندام های حسی او احساس می کنند که پیام را دریافت کرده اند. امکان دارد گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشند. یکی از عوامل مهم درباره گیرنده پیام را توانایی گوش دادن، توجه کردن، و پاسخ گویی مناسب و معنا گذاری است (صادق پور ،1382).
7-  بازخورد نمودن نتیجه : بازخورد مسیری دارد که در جهت عکس فرایند ارتباط است که در آن واکنش گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می شود. بازخورد ممکن است مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشد.
پارازیت : پارازیت را می توان عاملی تعریف کرد که پیام را تحریف می‌کند. وجود پارازیت ممکن است از فرستنده، وسیله ارتباط و یا گیرنده باشد .
2-1-5- ارتباطات سازمانی :
از ترکیب دو واژه ارتباط و سازمان می‌توان به مفهوم جدیدی دست یافت که ارتباط یا ارتباطات
سازمانی نام دارد. در ارتباط سازمانی که یکی از انواع ارتباطات انسانی است، چهار ویژگی هدفمندی، ساختارمندی، وظیفه‌مداری و محاط بودن در یک سازمان، در مقایسه با انواع دیگر ارتباط بیشتر مورد توجه است ( یحیایی ایله ای ، 1390).

متن کامل در سایت امید فایل 

در رویکردهای گوناگون علم مدیریت در مفهوم ارتباطات سازمانی با توجه به تعریف هر یک از سازمان، تفاوتهای محسوسی دیده می‌شود. برای مثال در مکتب کلاسیک که سازمان به عنوان ماشین در نظر گرفته می‌شود، عناصر ارتباط به این صورت است: ارتباط یک وظیفه است، مسیر ارتباطی به صورت عمودی است، کانال ارتباطی همواره به صورت کتبی و سبک ارتباط به صورت رسمی است ( یحیایی ایله ای ، 1390).
در دو رویکرد دیگر یعنی روابط انسانی و منابع انسانی که به نیازهای کارکنان و تاثیر رضایتمندی بر میزان بهره‌وری توجه می‌شود؛ ارتباط علاوه بر وظیفه، وضعیتی اجتماعی و ابتکاری دارد. مسیر ارتباط به صورت عمودی، افقی و یا گروهی می‌باشد. در این جا کانال ارتباط نیز اغلب حالت رو‌در‌رو و بدون محدودیت را دارد و سبک ارتباط شکل غیر رسمی را دارا می‌باشد. در مقابل این مکتب می‌توان به رویکردهای سیستمی، فرهنگی و انتقادی اشاره کرد ( یحیایی ایله ای ، 1390).
برای مثال در رویکرد سیستمی، سازمان به عنوان یک موجود زنده دیده می‌شود که هم بر محیط اثر می‌گذارد و هم از آن تاثیر می‌پذیرد و این دیدگاه که متاثر از نظریه عمومی سیستم هاست، هر مجموعه را دارای اجزایی می‌داند که وجه اشتراک آنها نظم سلسله مراتبی، وابستگی به یکدیگر و مرزهای نفوذپذیری است. به علاوه، نظام دارای فرایند داده و ستاده و بازخورد است (یحیایی ایله ای ، 1390).
در کتاب سایبرنتیک یا کنترل (ونیرا ،1985)، ویژگی های هر نظام را به چهار دسته کلی : مجموعه، هم پایانی، آنتروپی منفی و تنوع الزامی، تقسیم بندی می‌کند. در این رویکرد، سازمان عبارت از یک کل با اجزای پیوسته و متشکل از افراد انسانی، سازمانهای رسمی و غیر رسمی، روشهای رهبری و روابط انسانی حاکم بر محیط فیزیکی و افراد آن مجموعه است.
ارتباطات سازمانی را می‌توان با نگرش فرهنگی نیز مورد بررسی قرار داد. در این رویکرد محیط درونی و بیرونی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و متشکل از عناصری چون ارزش ها، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته‌می‌شود. در نگرش فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتری است. در این رویکرد تصویر و هویت سازمانی اهمیت دارد.
در برابر دیدگاه‌های پنج گانه ذکر شده که بر اهداف مشترک سازمانی تاکید دارند، تعارض مفهومی نامطلوب دارد و قدرت حق طبیعی مدیران محسوب می‌شود، دیدگاه رادیکال ها قرار دارد که تعارض را پدیده ای مثبت و بخشی از امور سازمانی ذکر می‌کند. بر پایه این نگرش سازمان میدان جنگی است که در آن نیروهای حریف (مدیریت و اتحادیه‌ها) در دستیابی به اهدافی بسیار ناسازگار با یکدیگر مبارزه می‌کنند ( یحیایی ایله ای ، 1390).
رویکرد رادیکال ها به دو دسته انتقادی و پست مدرن تقسیم بندی می‌شود که در اولی سازمان عرصه سلطه گری است و دومی سازمان را به عنوان موجودیتی نظم یافته و معنا دار زیر سوال می‌برد. در این رویکرد تسلط بر دانش و اطلاعات، شبکه های غیر رسمی ارتباطی ، فن آوری ارتباطی و نمادها از عناصر چهارگانه قدرت در سازمان ذکر می‌شوند (یحیایی ایله ای ، 1390)..
ارتباطات سازمانی فرایندی است که به وسیله آن سیستمی را برای گرفتن اطلاعات و تبادل معانی به افراد و ارگان های مختلف داخل و خارج سازمان راه اندازی می‌کنند. ارتباطات، نظامی برای هماهنگی و یکپارچه سازی و ایجاد زمینه مشترک برای فعالیت سازمان و در نهایت افزایش بهره وری سازمان است ( یحیایی ایله ای ، 1390).
می‌توان یک سازمان را به بدن انسان تشبیه کرد که مدیریت، سر آن است، یعنی سازمان یک موجود زنده و نظم یافته است. همانطور که بدن انسان برای انتقال پیام های مغز که کی بخورد، کی بخوابد، کی بایستد و ... به سیستم عصبی تکیه دارد؛ یک سازمان هم به ارتباطات سازمانی برای رسیدن به اهداف خود نیازمند است. اگر در بدن انسان، اختلال فیزیکی یا عصبی به وجود بیاید یعنی مانعی در راه جریان آزاد پیام ها ایجاد شود، عواقب منفی به دنبال خواهد داشت به همین صورت اگر مشکلی در ارتباطات سازمانی ایجاد شود، باید به صورت سریع و کامل برطرف شود. درک مفهوم ارتباطات سازمانی، اثربخشی کارکنان سازمان را افزایش می‌دهد و کمبود اصول ارتباطات سازمانی باعث ایجاد مشکل در سازمان می‌شود (یحیایی ایله ای ، 1390).
2-1-6- روش های تمایز ارتباطات سازمانی با دیگر ارتباطات :
1_ یکی از روش های مهم ارتباط سازمانی ماهیت هدف مدار است که در آن فعالیتها به منظور تحقق اهداف فردی و سازمانی هماهنگ می شوند (مقدم ،1389).
2_ دومین روشی که ارتباط سازمانی را از سایر ارتباط ها متمایز می کند«سیستم های سازمان یافته» است. زمانی که باقوانین سازمان آشنا شدیم ساختار می تواند به ارتباط کمک کند همچنین ساختار سازمانی می تواند ارتباط را تحت تاثیر قرار دهد و این به خاطر روابط « قدرت » که اغلب از معنای ساختار استنباط می شود و می تواند تاثیر زیادی روی رفتار ارتباطی ما داشته باشد (مقدم ،1389).
3_ سومین روشی که ارتباط سازمانی را از سایر ارتباط ها متمایز می کند خصوصیت « پیوند محیطی » سازمان است (مقدم ،1389).
وقتی که ما سازمانها را پیوند خورده و درون محیط بزرگتری می بینیم ارتباط می تواند از چند طریق تحت تاثیر قرار گیرد.
ما ارتباط را به عنوان رویدادهای هم درون مرزها و هم با گذر از مرزهای سازمانی می بینیم.
باید افراد را به عنوان کسانی که وارد سازمان می شوند و از آن خارج می شوند در نظر بگیریم.
به طور خلاصه وقتی که سازمانها را به عنوان ماهیت های پیوند خورده « درون محیط » تلقی می کنیم باید ارتباط درونی و بیرونی با سطوح متعدد سیستم های سازمانی را در نظر داشته باشیم (مقدم ،1389).
2-1-7- انواع ارتباطات :
پیام عبارت است از شکل عینی شده مفهوم ذهنی موردنظر فرستنده پیام. پیام ممکن است کلامی و یا غیر کلامی باشد. پیام کلامی به صورت نوشتار و یا گفتار است و پیام غیر کلامی علائم، اشارات و تصاویر هستند که برای ایجاد ارتباط به کار می‌روند و دربرگیرنده حرکت اعضا و اندام و شامل آهنگ، صدا و اشاره هم می‌شود، مثل تصویر پرستاری که انگشت خود را بربینی نهاده و شما را دعوت به سکوت می‌کند (صادق پور ،1382).
البته باید بدانیم در همه موارد حرکت یک عضو نمی‌تواند یک مفهوم جهانی به خود بگیرد. پیام های کلامی به صورت سمعی، بصری، کتبی، سمعی_بصری، بصری_ کتبی، سمعی_ کتبی تقسیم بندی شده‌اند که فرستنده پیام موظف است برای فرستادن پیام خود از یکی از فعالیتهای سخن گفتن، کاربرد وسیله مکانیکی برای ارسال پیام، عمل تحریر و نوشتن یا ترکیبی از این فعالیتها متناسب با پیامی که می‌خواهد بفرستد استفاده کند و گیرنده پیام نیز موظف است جهت دریافت، گوش دادن، مشاهده، خواندن یا ترکیبی از این فعالیتها متناسب با پیام فرستاده شده، را استفاده کند (صادق پور ،1382).
در تقسیم بندی دیگر راه‌های شناخته شده در ایجاد ارتباط، کتبی و شفاهی هستند که در ادامه مزایا و معایب هرکدام را مورد بررسی قرار می‌دهیم:
2-1-7-1- ارتباطات کتبی:
در ارتباط کتبی ایده ها و اندیشه ها با استفاده از نوشتار منتقل می شوند یادداشت ها، گزارش ها و نامه ها نمونه هایی از ارتباطات کتبی هستند .ارتباط کتبی به افراد اجازه می دهد که با سرعت دلخواه از اطلاعات استفاده کنند و هر قسمت از آنرا که دشوار است دوباره تکرار کنند اگر چه این نوع ارتباط فاقد اشاره های غیر کلامی است و امکان بازخورد های آنی ندارد اما امتیاز آن ثبات ،دوام و رسمیت است. سازمان‌ها از انواع مختلف پیام کتبی مانند گزارش، یادداشت، نامه گزارش‌های خبری و نامه از طریق پست الکترونیکی استفاده می‌کنند. پیام کتبی برای وضعیتی است که یک پیام می‌بایستی به افراد بسیار و به نقاط مختلف ارسال گردد و نسخه‌ای از‌آن نیز در بایگانی نگهداری شود (صادق پور ،1382).
مزایای ارتباطات کتبی:
1-      ارتباطات کتبی شواهدی از رویدادها، اقدامات و روند عملیات به دست می‌دهد.
2-      سوابق مدون و مکتوبی برای مراجعات بعدی به وجود می‌آورد.
3-      امکان سوء تفاهم و تفسیر و تعبیر غلط را کاهش می‌دهد.
4-      فرستنده پیام دقت بیشتری می‌کند و بهتر فکر می‌کند.
معایب ارتباطات کتبی:
1-      وقت زیادی صرف می‌شود.
2-      برای اطمینان از این که گیرنده، پیام را درست دریافت کرده، بازخورد وجود ندارد.
3-      مطالب مکتوب قبل از فرا‌رسیدن زمان مناسب برای ابرازشان ممکن است انشاء شوند، در نتیجه کارامدی خود را از دست می‌دهند.
4-      به دلیل استفاده از ارتباط کتبی، روابط افراد بیشتر جنبه رسمی پیدا می‌کند.
2-1-7-2- ارتباطات شفاهی:
در ارتباط شفاهی اندیشه ها با استفاده از واژه ها منتقل می شوند.مدیران معمولا با استفاده از ارتباط شفاهی با همکاران و کارکنان خود ارتباط برقرار می کنند . مکالمه رو در رو و مکالمه تلفنی و ملاقاتهای خصوصی نمونه های از ارتباط شفاهی هستند این ارتباط به شنوندگان اجازه می دهد که در میان اشاره های غیر کلامی معانی اضافی را تشخیص دهند . در این نوع ارتباط باخوردهای آنی امکان پذیر است . محدودیت عمده ارتباط شفاهی طبیعت گذار و موقتی آن است که موجب تعبیر نادرست می شود و ممکن است یاد آوری مجدد آن به طور صحیح صورت نگیرد (صادق پور ،1382).
مزایای ارتباطات شفاهی:
1-      ارتباط شفاهی ساده است و وقت کمتری می گیرد و از نظر هزینه ارزان‌تر است.
2-      از تاخیر و کاغذ بازی جلوگیری می‌شود.
3-      رفاقت در سازمان ایجاد می شود و به دلیل تماس‌های شخصی موجب پدید آمدن احساس تعلق می‌شود.
4-      هر گونه سوءتفاهم و تفسیر نادرست برطرف می‌شود.
معایب ارتباطات شفاهی:
1-      از ارتباطات شفاهی هیچ گونه سابقه ای برجا نمی‌ماند.
2-   ارتباطات شفاهی در جریان عبور از سلسله مراتب سازمان و عبور از افراد مختلف تحریف می‌شود و هر قدر تعداد افرادی که پیام از آنها عبور می‌کند بیشتر باشد احتمال تحریف پیام بیشتر است.
3-      وقتی فاصله جغرافیایی گیرنده و فرستنده پیام زیاد باشد، ارتباط شفاهی نمی‌تواند به درستی انجام شود.
4-      گیرنده پیام ممکن است پیام را بر مبنای برداشت خود تفسیر کند و نه بر اساس مقصود فرستنده پیام.
5-      درباره پاسخ های فوری نمی‌توان به دقت اندیشید.
6-      نحوه صحبت کردن، تون صدا و حرکات صورت ممکن است معنای متفاوتی به گیرنده پیام القا کند.
2-1-7-3- ارتباطات یک جانبه :
در ارتباطات یک جانبه هر گاه عکس العمل گیرنده پیام نسبت به پیام ابراز نشود، آن ارتباط را یک جانبه گویند. یعنی در این نوع ارتباط، بازخورد پیام وجود ندارد ( سایت ویکی پیدیا).
2-1-7-4- ارتباطات دوجانبه :
در ارتباطات دو جانبه چنانچه محیط به گونه‌ای باشد که گیرنده عکس العمل ها و نظرات خود را درباره محتوای پیام به اطلاع فرستنده پیام برساند و عملا چنین کند، به این ارتباط، ارتباط دوجانبه می‌گویند( سایت ویکی پیدیا).
ممکن است ارتباط دوجانبه در محیطی تبدیل به ارتباط یک جانبه شود، به این صورت که هرگاه فرستنده پیام مطالب دشوار، کسل کننده یا بیش ازحد تخصصی ارائه دهد، تا زمانی که گیرندگان، قادر به دریافت و درک مفاهیم باشند، بازدهی مثبت است ولی هرگاه توان و انرژی گیرندگان برای دریافت و تحلیل ذهنی مفاهیم کاهش یابد در صورتی که فرستنده ادامه بحث را برای زمان دیگری بگذارد ارتباط دوجانبه باقی می‌ماند ولی در صورتی که به ادامه بحث بپردازد، ارتباط یک جانبه می‌شود(رضائیان ،1382) .
2-1-7-5- ارتباطات الکترونیکی :
فناوری پیشرفته راههای ارتباط افراد را در سازمان دگرگون کرده است . آخرین پیشرفتهای ایجاد شده به مدیران امکان می دهد که هم از وسایل شفاهی و هم از وسایل کتبی برای برقراری ارتباط کارآمد بهره گیرند . دستگاهها ی پست تصویری(فاکس)، پست صدا، پست الکترونیکی ، کنفرانس تلفنی، ویدیوئی و .. نمونه هایی از ارتباط الکترونیکی هستند مزایای این نوع ارتباط شامل ، انتقال حجم زیادی از اطلاعات توسط کامپیوتر ،انتقال سریعتر  اطلاعات و بهره گیری افراد بیشتری از این اطلاعات و در عین حال صرف هزینه و زمان کمتر در مقایسه با سایر روشهای ارتباطی است با همه مزایا، ارتباط الکترونیکی بدون محدودیت نیست. سرعت و کارایی این شیوه ارتباطی موجب می شود که ارسال اطلاعات غیر ضروری هم آسان شود و دستیابی به این فناوری باعث می شود که مدیران و کارکنان وقت زیادی را برای انتخاب اطلاعات ارسالی صرف کنند ( سایت ویکی پیدیا).
به هر حال باید توجه داشت همانند بسیاری از مفاهیم مدیریت، ارتباطات را می‌توان یک فرایند در نظر گرفت و اگر قرار باشد ارتباطات واقعی وجود داشته باشد، باید فرایند دوطرفه باشد. در حقیقت ارتباط یک جانبه نباید وجود داشته باشد. از لحاظ اصولی، این فرایند نیاز به یک فرستنده دارد که پیام را از طریق یک کانال به گیرنده انتقال می‌دهد. گیرنده، پیام را دریافت می‌کند و سپس بازخورد آن را برمی‌گرداند. بنابراین هر دو طرف فرایند، هم فرستنده و هم گیرنده هستند.
2-1-8- جهت ارتباطات در سیستم :
انواع جهت ارتباطاتی سازمانی عبارتند از: الف. ارتباط عمودی ب. ارتباط افقی ج. ارتباط مورب
2-1-8-1 ارتباطات عمودی :
ارتباطات عمودی شامل ارتباط رو به پایین و ارتباط رو به بالا است. هدف ارتباطات رو به پایین، هدایت، آموزش ، درخواست اطلاعات، ابلاغ دستورات مقام مافوق به زیردستان می‌باشد. رهبران و مدیران از این نوع ارتباط برای تعیین اهداف ، انتقال سیاستها و رویه های به کارکنان ،خاطرنشان کردن مشکلاتی که به توجه ویژه ای نیاز دارند و بازخورد عملکرد کارکنان استفاده می کنند (رابینز ،2003).
هدف اصلی ارتباطات رو به بالا این است که اطلاعاتی درباره سطوح پایین تر سازمان به مقامات بالاتر سازمان برساند که شامل ارائه گزارش، پیشنهاد، ادای توضیحات و یا درخواست های مختلف است. در ارتباط رو به بالا هر گاه زیر دست دریابد که سرپرست نسبت به پاره ای اطلاعات واکنش منفی از خود بروز می‌دهد، آن گاه در ارسال آن اطلاعات امساک کرده و یا آنها را تعدیل می‌کند ،اگر به کارگران به مشابه موجوداتی بدون تفکر نگریسته شود و سرو ته پیام های آنها زاده شود (فیلتیر کردن اطلاعات) ، منبعی ارزشمند از اطلاعات دچار وقفه میشود (آل آقا ،1378).
در ارتباط رو به پایین هرگاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به کارکنان خودداری کنند، کارکنان اعتماد خود نسبت به آنها از دست داده و نمی‌توانند پاسخ های صحیحی به پیام های ارتباطی آنها بدهند و این امر باعث ایجاد تنش هایی در سازمان می‌شود. نتایج تحقیقی که درباره اهمیت ارتباطات عمودی در سازمان انجام شده نشان می‌دهد که دوسوم ارتباطات مدیران با کارکنان ارتباطات عمودی است.
2-1-8-2- ارتباطات افقی :
معمولا شبکه ارتباطی افقی دارای الگویی از جریان کارها در یک سازمان است که بین اعضای یک گروه، این گروه و گروه‌های دیگر و بین اعضای دوایر مختلف برقرار می‌شود. هدف ارتباطات افقی ایجاد هماهنگی و حل مسائل از طریق کانال مستقیم در سازمان است. از معایب این نوع ارتباط ایجاد علایق مشترک بین افراد سازمانی همسطح و بی توجهی آنان به مشکلات پیش آمده برای دیگر سطوح سازمانی است که اثر نامطلوبی بر سیستم کنترل و نظارت گذاشته و موقعیت کنترل کننده را متزلزل می سازد(جوادین ،1384).
2-1-8-3- ارتباطات مورب :
ارتباط مورب هنگامی صورت می‌گیرد که افراد در سطوح مختلف که رابطه گزارش دهی مستقیم ندارند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. ارتباطات مورب هنگامی پدید می آید که منبع پیام نتواند به طور اثر بخشی از طریق دیگر شیوه های موجود ، به دریافت کننده پیام دسترسی پیدا کند. در ارتباطات مورب پیام در دو سطح مختلف از سلسله مراتب سازمانی و یا خارج از سلسله مراتب اداری مبادله میشود ، این ارتباط به منظور هماهنگی ، یکی کردن و جامعیت ارتباطات افقی است (آل آقا ،1378).
در تقسیم بندی دیگر برای انواع ارتباطات سازمانی موارد زیر در نظر گرفته می‌شود:
2-1-8-4- ارتباطات رسمی :
ارتباط می تواند از طریقِ کانال هایِ رسمی نظیر ملاقات های رسمی و آئین نامه ها یا از طریق کانال هایِ غیرِ رسمی نظیر شایعات صورت گیرد (دویر جی ، 2002). در گروه‌های کوچک رسمی، شامل شبکه‌های همه جانبه، چرخی و زنجیر‌ه‌ای است. در ارتباط همه جانبه همه اعضا می توانند آزادانه با هم در ارتباط باشند. در شبکه چرخی، رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباط، فعالیت می کند. در شبکه زنجیره ای یک زنجیر فرماندهی رسمی وجود دارد. وجود هر یک از این سه شبکه به هدف گروه بستگی دارد.
2-1-8-5- ارتباطات غیر رسمی :
ارتباط سازمانی غیر رسمی ارتباطی است که از خطوط نمودار سازمانی پیروی نمی کند این نوع ارتباط الگوی روابط شخصی میان اعضای سازمان را دنبال می کند . برای نمونه، یک فرد با دوستش بدون توجه به موقعیت او در نمودار سازمانی ارتباط برقرار می کند به طور کلی چون اعضای سازمان اشتیاق به کسب اطلاعاتی دارند که ارتباط رسمی سازمانی نمی تواند آنرا فراهم کند شبکه های ارتباط غیر رسمی سازمان به وجودمی آید (فیضی،1383). این ارتباطات را ارتباطات درخت انگوری نیز نامیده اند زیرا همانند درخت مو به هر گوشه سرمی کشد  و به طور نامنظم به هر جای سازمان را ه می یابد.(الوانی،1384) .
افراد به محض ورود به سازمان بنا بر علل مختلف از جمله علایق، سلیقه های مشترک، همفکری هاو... با هم رابطه برقرار می‌کنند و شبکه ارتباطی غیر رسمی را تشکیل می‌دهند. ارتباطات غیر رسمی در سازمان گاهی اوقات آن قدر توسعه می‌یابد که ارتباطات رسمی در آن محو می‌شود. در صورتی که ارتباطات رسمی با اهداف سازمان در تعارض باشند، در راه نیل به این اهداف، اختلال ایجاد می‌کنند و در سازمان تنش به وجود می‌آورند. هرگاه مدیر این گونه روابط را در راستای اهداف سازمان ببیند باید از آنها بهره گیرد و هر گاه آنها را بازدارنده ببیند باید در توقف این روابط بکوشد تا بتواند تنش زدایی کند (فیضی،1383).
ممکن است شبکه ارتباطی غیر رسمی به این دلیل ایجاد شود که شبکه های رسمی توجهی به نیازهای اطلاعاتی اعضای سازمان نمی‌کنند. بنابراین شبکه های غیر رسمی در ارضای نیازهای مربوط به اطلاعات اضافی سراسر سازمان مفید تلقی می‌شود. یکی از اصول اساسی ارتباطات غیر رسمی شایعه می‌باشد. با وجود این که اطلاعات ناشی از شایعه در اتخاذ تصمیم صحیح چندان مورد استفاده نیست ولی اعضای سازمان آن را برای ارسال و دریافت پیام های مربوط به محیط داخلیشان مورد استفاده قرار می‌دهند. (فیضی،1383). شبکه ارتباط سازمان غیر رسمیسه خصوصیت عمده دارد( اقتباس از سایت مدیرایران:1390) :
1- به طور ناگهانی ظاهر می شود و بدون قاعده و نظم در سازمان به کار می رود .
2- ریاست عالی سازمان نمی تواند آنرا کنترل کند و برآن اثر بگذارد .

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *